Una de las actividades que puede llegar a generar un gran valor en las compañías es el control interno de liquidación y nómina. Ya que aunque es un proceso administrativo de apoyo requiere de un cuidado especial con el fin de evitar errores que pueden afectar gravemente a la empresa.
Por lo tanto, no importa el tamaño de la empresa, los controles internos son una necesidad y el apoyo de un outsourcing de nóminaColombia se puede convertir en una gran ayuda para lograrlo.
Un procedimiento de control interno efectivo es el que brinda una guía sobre las prácticas que se deben seguir para proteger los recursos empresariales y la información sensible de los empleados, que son importantes para registrar, procesar y distribuir la nómina.
En las grandes empresas, los controles internos de nómina incluyen la división de los procesos en diferentes áreas, departamentos y empleados. Ya que esto asegura que varias personas puedan tener el control en el procesamiento de nómina, lo que significa que la posibilidad de cometer fraude o errores se minimizan.
Para pequeñas y medianas empresas como la suya, dividir las actividades de nómina no resultaría práctico. Por esta razón, en Alfa Ingenieros, como empresa especializada en tercerización de nómina en Colombia queremos darle algunas recomendaciones.
Existen algunas mediadas que puede tomar para crear un control interno en la administración de nómina.
Solo la persona que se encarga de la administración de nómina en Colombia debería tener acceso a los procesos y registros de liquidación de la nómina. Como gerente de la empresa usted puede ser la persona encargada, sin embargo puede encargarlo a un gerente que sea de su confianza, o mucho mejor sería contratar profesionales especialistas en ellos, para lo cual puede contar con el servicio de outsourcing de nómina.
Debería revisar y analizar regularmente los registros de su nómina con el fin del asegurarse de la rigurosidad de los procesos; aunque la persona que lo haga sea de su confianza la revisión es crucial para asegurar de que no se cometan errores. Es recomendable que lo haga mensualmente, así al presentarse algún problema se enterará inmediatamente.
Aunque cuente con un servicio de outsourcing de nómina Colombia no puede desentenderse del proceso, sino que siempre debe conocer los informes y registros.
Adquiera una cuenta bancaria solo para la nómina, que tenga los suficientes fondos para desde ella procese todos los pagos relacionados a la liquidación. Así evitará que todo el dinero de la empresa pueda estar expuesto a un fraude de nómina y mantendrá protegidos el dinero que se utiliza para los demás procesos organizacionales.
Tener auditorías periódicas sobre los registros e informes de nómina asegura que la administración se está haciendo correctamente, además de que si cumple con las normas y leyes de la legislación laboral. La auditoría lo ayuda a reconocer si el monto de los pagos es el adecuado para cada empleado y para cada una de las entidades a las que los debe vincular.
Es importante que conozca cual es el monto que se paga mensualmente por concepto de nómina y el promedio de varios meses. Si se presenta un periodo de pago en el que existe una gran fluctuación respecto al promedio de gasto en nómina, puede ser una alerta de que puede haber un error en los cálculos o que alguien ha manipulado la nómina.
Use Pymepay, nuestro software en línea para sistematizar su nómina, como parte de sus controles internos en este proceso. Nosotros protegemos su información y garantizamos cálculos correctos, lo que significa que no tendrá que preocuparse por errores matemáticos. Además, usted y sus empleados tiene acceso a información en tiempo real.
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