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ERRORES QUE DEBE EVITAR EN LA NÓMINA DE SU EMPRESA

jueves, 30 de mayo del 2019

Si está buscando la forma de optimizar las labores y procesos en la gestión del personal en su empresa, entonces el servicio de nómina es su mejor opción. El outsourcing de nómina en Colombia se ha convertido en uno de los aliados más importantes de las grandes y pequeñas organizaciones que quieren una gestión administrativa eficiente y efectiva.

 

Con la gran cantidad de tareas que se deben cumplir para realizar el pago de la nómina, es común que existan algunos errores que pueden perjudicar a toda la empresa. Ejecutarla con precisión es extremadamente importante, incluso pequeños errores pueden resultar en multas. Por lo tanto, necesita estar atento a los errores comunes de nómina, y es precisamente por esto que hoy queremos comentarle las acciones que no debe realizar en su empresa para garantizar un proceso adecuado.

1. Clasificar a los trabajadores incorrectamente

 

Algunos trabajadores son contratistas independientes, mientras que otros son empleados de planta, mezclar los dos tipos puede ser un error costoso. No tiene que pagar un salario mínimo a un contratista o salarios por horas extra, sin embargo si usted clasifica erróneamente a un empleado como contratista, es posible que se pierda un salario y que se evadan los impuestos fiscales. Además, tendrá que pagar los impuestos del empleado y del empleador, más las multas e intereses.

 

2. Pagar las tasas de impuestos equivocadas

 

Las tasas de impuestos y los aportes cambian todo el tiempo y pueden causar problemas de nómina. Las tarifas que utilizó cuando comenzó a pagarle a los empleados podrían no ser las correctas ahora, por eso asegúrese de verificar regularmente las tasas, recuerde que algunas de ellas se actualizan cada año.

 

3. Procesamiento atrasado

 

Siempre debe ejecutar la nómina utilizando la frecuencia de pago designada para sus empleados, dependiendo del período establecido (semanal, quincenal, semestral o mensual). Sus empleados confían en recibir salarios regulares, no pagarles podría destruir su confianza en la empresa.

 

Elija una frecuencia de pago regular para sus empleados y apéguese a ella. Si lo necesita, establezca un recordatorio para ejecutar su nómina a tiempo. Y recuerde ejecutar el procesamiento de nóminas con tiempo suficiente para que los pagos se procesen sin errores.

 

4. Falta de planificación sólida

 

Tener un plan sólido para administrar la nómina de su empresa es clave para garantizar que todos reciban el pago a tiempo y evitar posibles errores y cargos. Es importante hacer un seguimiento de cosas como los días festivos que caen en los días de pago y la emisión de los distintos formularios. Esta es una de las mayores ventajas de implementar la tercerización de nómina en Colombia: las empresas encargadas del proceso generan una planificación personalizada de las necesidades de cada cliente, por lo que los procedimientos se realizan de una forma organizada y segura.

 

5. Poco o nulo mantenimiento de registros

 

En última instancia, la nómina se basa en pequeños detalles en cada etapa del proceso. En ninguna parte es esta regla más importante que en el mantenimiento de registros: desde la incorporación de nuevos empleados al sistema de nómina hasta el mantenimiento de su información para fines de auditoría.

La precisión y complejidad de los registros del servicio de nómina significa que, para evitar errores, debe asegurarse de que su empresa cuente con un sistema de mantenimiento de registros que los empleados entiendan y puedan usar de manera eficiente.

  

Tambien puede saber acá  cuales son los retos actuales en la gestión de nomina

 

Una alianza estratégica para su empresa

 

La nómina tercerizada no es solo una contratación, porque realmente va mucho más allá de eso; el outsourcing de nómina es la forma en la que logrará al crear una alianza estratégica con nosotros para que su compañía sea aún más eficiente y no se tenga que preocupar de errores en el área.

 

A continuación, enumeramos los principales conceptos que generalmente debe descontar en la liquidación de cada uno de sus colaboradores, y que con la tercerización de nómina en Colombia se le facilitarán. Recuerde tener en cuenta que estos factores dependen siempre del tipo de contrato de cada persona.

 

• Aportes a salud

 

Por ley, todos los trabajadores —indiscriminadamente del tipo de contrato— deben estar afiliados al sistema de salud. La cotización por este concepto equivale al 12,5% de la base del aporte y es responsabilidad de la empresa realizar los trámites de consignación respectiva. Sin embargo, tanto el empleado como el empleador deben realizar el aporte, el 8.5% le corresponde al empleador y el 4% restante se le debe descontar del total devengado al trabajador.     

 

• Aportes a pensión

 

Así mismo, los trabajadores deben estar afiliados al sistema de pensiones y ambas partes del contrato lo deben cubrir. El aporte total es del 16%, del cual el 12% corresponde a la empresa y el 4% restante al empleado. Al igual que con la salud, es la empresa la que se encarga de realizar el pago, por lo tanto debe ser deducido cada periodo respectivo de liquidación.

 

• Fondo de Solidaridad Pensional                                                                           

 

Quienes devenguen cuatro o más salarios mínimos legales, por ley deben aportar el 1% al Fondo de Solidaridad Pensional, el cual deber ser descontado de la nómina y consignado por la empresa.

 

Estos conceptos son lo que obligatoriamente se deben gestionar, dado que de no ser así puede acarrear implicaciones legales con las instituciones que velan por la seguridad de los trabajadores en Colombia

 

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