El mejoramiento de los procesos de su empresa es un objetivo constante para asegurar su eficiencia y crecimiento. No importa si es un proceso de apoyo o uno central, el entrenamiento, la capacitación, la ejecución de las labores y el cumplimiento de las normas deben ser parte de los pilares organizacionales de cumplimiento. Este requerimiento evidenció la necesidad de contar con aliados estratégicos que presten servicios efectivos para contribuir al manejo de algunas áreas de la organización, y así asegurar procesos óptimos como los que se deben desarrollar en la administración de nómina en Colombia.
El manejo de nómina es uno de los procesos más cruciales dentro de las compañías, por lo que resulta ser delicado y complejo de administrar. Es una labor cotidiana que tiene implicaciones legales, financieras y administrativas tanto para los colaboradores como para los empleadores y, en este sentido, hacerlo de la manera equivocada conlleva graves consecuencias.
Existen algunas normas básicas que debe seguir cualquier empresa en el país para lograr una adecuada gestión en el procesamiento de nómina. Para pagar correctamente a todos sus empleados debe tener en cuenta una serie actividades de obligatorio cumplimiento, que le evitarán problemas a la empresa y que, además, garantizarán la protección de los derechos de los colaboradores.
Toda la información que se maneja en la administración de nómina es sensible, delicada y confidencial, por lo que los procesos de manejo de la información personal deben ser estrictos y apegados a la normatividad. La protección de los datos incluye que esta permanezca blindada a personas externas al proceso de pago de nómina, y así evitar que se utilice de forma incorrecta. En este sentido, las personas que requieran tener contacto con esta información deben ser capacitadas y conocer a la perfección la Ley Habeas Data.
Constantemente la normatividad, los pagos que se deben realizar y las tasas de retención en la fuente presentan cambios, reformas y ajustes que deben ser informados a los empleados. La importancia de la asesoría radica en que si ellos saben qué es lo que se les paga, cuánto se les descuenta, por qué concepto y por qué se les liquida de esa forma, se evitarán inconvenientes y problemas legales. El servicio de outsourcing de nómina es una importante herramienta para cumplir con una excelente asesoría.
Contar con una política de calidad permite garantizar que los pagos sean oportunos, sin errores y tener el control de cada uno de ellos. Este aspecto es fundamental para garantizar la tranquilidad y bienestar de los colaboradores. Además, facilita que se lleve un estricto control de los reportes, indicadores y estadística con toda la información referente a la nómina.
La Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) es la entidad encargada de auditar que las empresas cumplan con los pagos de aportes parafiscales, pensión, salud, ARL y seguridad social. Por eso es importante que verifique que los pagos que se realizan están debidamente parametrizados para evitar el error en los cálculos y el riesgo de que los exempleados puedan demandar.
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Ante cualquier queja, requerimiento o inconveniente con los entes de control como la DIAN, el Ministerio del Trabajo, el DANE y la UGPP, las empresas están en la obligación de dar respuesta ágil. Esto con el fin de que los procesos sean transparentes ante los empleados y las entidades.
La tercerización de nómina en Colombia es una de las alternativas más completas y eficientes que su empresa tiene para cumplir con todos los requisitos fundamentales y realizar una gestión óptima de los pagos a sus empleados y demás variables del proceso. Un aliado en nómina tercerizada es lo que su empresa necesita para enfocarse en el núcleo del negocio sin descuidar las áreas de apoyo gestionadas por expertos.
Sea parte de las empresas que confían en la administración en nómina en Colombia, GPS Talent se encargará de ayudarlo con nuestros servicios profesionales especializados, trabajamos con los más altos estándares de calidad cumpliendo con todos los requerimientos legales.
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