Evite sanciones con el manejo adecuado de la información personal de sus empleados



INFORMACIÓN DE INTERÉS

EVITE SANCIONES CON EL MANEJO ADECUADO DE LA INFORMACIóN PERSONAL DE SUS EMPLEADOS

miércoles, 13 de marzo del 2019

 

 

Uno de los principales retos que enfrentan las empresas en la gestión del personal es el manejo de la información personal; datos que son altamente sensibles y por ende, deben ser protegidos con total rigurosidad y precaución, con el fin de evitar sanciones y demandas por parte de los entes reguladores o incluso por los mismos empleados. La consultoría en recursos humanos es una de las principales herramientas que tiene a su disposición para garantizar el cumplimiento de las normas, debido a que se ciñe a la ley.

 

 

Lo que debe saber sobre Ley de Protección de Datos Personales

 

El tratamiento de los datos personales incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información adquirida. En Colombia, el derecho a la protección de datos personales ha sido establecido como fundamental desde el año 1991 en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, en el que se plantea que todas las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos o archivos de entidades públicas.

 

Sin embargo, no fue hasta en 2012 que se dictó la ley 1581 o Habeas Data, que regula directamente este artículo. Por tal motivo, todas las empresas deben integrar efectivamente la Ley de Protección de Datos mediante el establecimiento de procedimientos que se conviertan en factores clave dentro de la selección y gestión de talento humano, como de la información adquirida de los clientes con cualquier fin.

 

En este sentido, el área de gestión humana de su empresa debe velar por garantizar la seguridad de la información de cada empleado, actualizada en legislación e idónea para manejar las bases de datos.

 

Claves para proteger la información

 

Cuente con un formato de autorización del uso de los datos personales, en el que se les informe a los colaboradores, candidatos, y ex colaboradores los procedimientos determinados para el manejo de sus datos personales. Puede ser entregado al momento de realizar la contratación y debe indicar claramente el uso que se le dará a la información.

 

Como mencionamos anteriormente, el servicio de outsourcing de nómina es una de las herramientas que tiene para facilitar el proceso de la elaboración de estos formatos, en el cual el director o encargado del área cuenta con la asesoría y validación por profesionales expertos en legislación laboral.

 

Adicionalmente, es fundamental que tenga en cuenta la elaboración de cláusulas que garanticen la confidencialidad de los datos de los clientes o empleados, la cual debe ser firmada por los colaboradores en la que se comprometan a guardar total reserva sobre los datos a los que tengan acceso en la ejecución de sus labores, y después que se desvinculen de la empresa.

 

Es importante que custodien los datos personales con distintas medidas, con el fin de regular  la transmisión de la información a terceros, como es el caso de la gestión del payroll en Colombia, en donde se deben cumplir fines legales como la afiliación a seguridad social, parafiscales, entre otros para los que se necesita compartir los datos con las entidades prestadoras de los servicios.

 

No puede olvidar que todas las bases de datos deben estar registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Al faltar a este registro, las sanciones son severas por parte de la entidad y pueden llegar hasta los 1500 salarios mínimos.

 

Por último, pero no menos importante es necesario instaurar una cultura interna en su empresa en la que todos los colaboradores conozcan y entiendan la importancia del buen manejo de los datos personales y el cumplimiento de la normativa.

 

Una buena asesoría es su mejor herramienta

 

Teniendo en cuenta esta información su empresa puede estar más segura frente a posibles inconvenientes con empleados y entidades reguladoras. Al contar con el outsourcing de nómina en Colombia, puede estar seguro que la gestión del talento de su compañía y todos los datos recogidos serán tratados con la mayor rigurosidad.

 

En Alfa Ingenieros, somos expertos en la materia y estamos actualizados en legislación laboral y de tratamiento de datos personales vigente. Cuente con la mejor consultoría y servicio en recursos humanos. Nuestros profesionales especializados garantizan los mejores resultados. ¡Contáctenos ahora y seamos los mejores aliados!  

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