INFORMACIÓN DE INTERÉS

EVITE SANCIONES AL MANEJAR ADECUADAMENTE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE SUS EMPLEADOS

viernes, 29 de noviembre del 2019

Uno de los temas más sensibles en cualquier empresa, no importa si es grande o pequeña, es la protección de los datos personales desde el departamento y la consultoría en recursos humanos. Generalmente, las compañías cuidan de garantizar la protección de datos de sus clientes para evitar sanciones y violaciones de la ley, pero se olvidan de proteger la información de sus empleados.

 

Al igual que los clientes, los trabajadores están contemplados dentro de la Ley Habeas Data, que se encarga de definir cuáles son los datos personales y cómo debe ser el tratamiento de los mismos. La información de carácter personal supone la fuente principal del departamento de recursos humanos, al realizar la cesión de datos personales, la coordinación de actividades y el tratamiento de información dentro de la empresa.

 

Lo que debe saber sobre Ley de Protección de Datos Personales

 

El tratamiento de los datos personales incluye la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información adquirida. En Colombia, el derecho a la protección de datos personales ha sido establecido como fundamental desde el año 1991 en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia. Sin embargo, no fue hasta en 2012 que se dictó la ley 1581, o Habeas Data, que regula directamente este artículo.

 

Por tal motivo, todas las empresas deben integrar efectivamente la Ley de Protección de Datos mediante el establecimiento de procedimientos que se conviertan en factores clave dentro de la selección y gestión de talento humano, como de la información adquirida de los clientes con cualquier fin.

 

La Ley exige que la información esté bien recaudada, desde el primer momento en la selección de talento humano hasta cuando un empleado se retira, y que su uso sea pertinente, adecuado, proporcional e informado a la parte titular. Aunque fue sancionada hace casi una década, aún se cometen errores frecuentes en las empresas. Por ello, le contamos los cinco errores más comunes para que sepa cómo evitarlos.

 

1. Cesión de los datos a terceros sin previo aviso

 

Es común que en las empresas se manejen servicios de tercerización en muchos procesos o se contraten servicios externos; para cualquiera de estos que requieran de la información de sus empleados, quienes previamente deben ser informados sobre la cesión de  sus datos a terceros. 

 

En este sentido, es necesario que cuente con un formato de autorización en el que se les informe a los colaboradores, candidatos y excolaboradores los procedimientos determinados para el manejo de sus datos personales. Puede ser entregado al momento de realizar la contratación y debe indicar claramente el uso que se le dará a la información.   

 

2. Envío de resultados médicos

 

Es común que después de la selección especializada, a los trabajadores ser les pida que se realicen exámenes médicos de ingreso; generalmente los resultados son enviados directamente a la empresa, sin embargo, todos los archivos que contengan este tipo de información deben ser enviados en un sobre sellado marcado con la palabra “confidencial”. En caso de que se reciban por correo electrónico, el archivo debe estar encriptado o en una plataforma con acceso de seguridad con contraseña para cada persona.

 

3. Falta de formación del personal

 

Todos los trabajadores, en especial quienes hacen parte del departamento de recursos humanos, administrativo y los técnicos de sistemas deben conocer y estar capacitados en materia de protección de datos personales, con el fin de que puedan realizar una adecuada gestión de la información a la que tienen acceso.   

 

Es necesario instaurar una cultura interna en su empresa en la que todos los colaboradores conozcan y entiendan la importancia del buen manejo de los datos personales y el cumplimiento de la normativa.

 

Adicionalmente, es fundamental que tenga en cuenta la elaboración de cláusulas que garanticen la confidencialidad de los datos de los clientes o empleados, la cual debe ser firmada por los colaboradores en la que se comprometan a guardar total reserva sobre los datos a los que tengan acceso en la ejecución de sus labores, y después que se desvinculen de la empresa.

 

4. Ausencia de copias de seguridad

 

A los archivos que contengan información sensible de nivel básico de los empleados, es necesario que se les realice una copia de seguridad como mínimo cada 30 días. Igualmente, los soportes informáticos deben contar con sistemas de seguridad con usuario y contraseña personales e intransferibles. Combinación que se debe cambiar con regularidad, aproximadamente cada tres meses para equipos con datos personales nivel alto o medio.

 

5. Retirar de la empresa cualquier soporte

 

Los equipos que contengan información sensible de nivel alto y medio y que requieren salir de las instalaciones de la empresa deben disponer de control de accesos de seguridad, además, debe quedar registrado la salida del mismo con la autorización de los responsables de la gestión de información. 

 

Por último, no puede olvidar que todas las bases de datos deben estar registradas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Al faltar a este registro, las sanciones son severas por parte de la entidad y pueden llegar hasta los 1.500 salarios mínimos.

 

Una buena asesoría es su mejor herramienta

 

Como puede notar, la protección de los datos personales de sus empleados no es una tarea que se pueda descuidar en ningún momento, requiere de numerosos procedimientos y cuidados que las empresas de reclutamiento de personal conocen a la perfección.

 

Teniendo en cuenta esta información, su empresa puede estar más segura frente a posibles inconvenientes con empleados y entidades reguladoras. Al contar con el outsourcing de nómina en Colombia, puede estar seguro que la gestión del talento de su compañía y todos los datos recogidos serán tratados con la mayor rigurosidad.

 

En Alfa Ingenieros somos expertos en la materia y estamos actualizados en legislación laboral y de tratamiento de datos personales vigente. Cuente con la mejor consultoría y servicio en recursos humanos. Nuestros profesionales especializados garantizan los mejores resultados. ¡Contáctenos ahora y seamos los mejores aliados! 

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