Es importante que en el procesamiento de nómina, todos los interesados —empresa, instituciones y empleados— conozcan a la perfección las deducciones que se liquidan. Algunos de los rubros que se restan del total devengado del trabajador son la salud, la pensión, el fondo pensional, la retención en la fuente, entre otros. Son factores que por ley deben ser cancelados por la empresa y el empleado en porcentajes determinados.
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El primero corresponde a la sumatoria de los ingresos como remuneración que recibe el trabajador. Una vez que se establece el total, reste los conceptos que por obligación él debe pagar a la empresa o a terceros. Esta gestión contable tiene que hacerse bajo los parámetros legales establecidos anualmente según el aumento del salario mínimo y demás aspectos relacionados con los valores devengados por derecho.
Normalmente las empresas cuentan con una persona o un departamento entero dedicado a esta función, la de calcular y hacer las nóminas de todos los empleados. Esto con el objetivo de que haya una correcta gestión de nómina. A continuación, enumeramos los principales conceptos que generalmente tiene que descontar en la liquidación de cada uno de sus colaboradores, y que con la tercerización de nómina en Colombia se le facilitarán.
Recuerde tener en cuenta que estos factores dependen siempre del tipo de contrato de cada persona.
Por ley, todos los trabajadores —indiscriminadamente del tipo de contrato— tienen que estar afiliados al sistema de salud. La cotización por este concepto equivale al 12,5% de la base del aporte y es responsabilidad de la empresa realizar los trámites de consignación respectiva. Sin embargo, tanto el empleado como el empleador están obligados a realizar el aporte, el 8.5% le corresponde al empleador y el 4% restante se le debe descontar del total devengado al trabajador.
Así mismo, los trabajadores tienen que estar afiliados al sistema de pensiones y ambas partes del contrato lo deben cubrir. El aporte total es del 16%, del cual el 12% corresponde a la empresa y el 4% restante al empleado. Al igual que con la salud, es la empresa la que se encarga de realizar el pago, por lo tanto debe ser deducido cada periodo respectivo de liquidación.
Quienes devenguen cuatro o más salarios mínimos legales, por ley deben aportar el 1% al Fondo de Solidaridad Pensional, el cual tiene que ser descontado de la nómina y consignado por la empresa.
Estos conceptos son los que obligatoriamente se tienen que gestionar en el servicio de nómina de su empresa, dado que de no ser así puede acarrear implicaciones legales con las instituciones que velan por la seguridad de los trabajadores en Colombia.
Por otra parte, existen aportes que se pueden descontar de la nómina, en caso de que el empleado lo solicite o exprese su consentimiento, como las cuotas sindicales, los aportes a cooperativas, las cuotas de créditos de libranza, las deudas del empleado con la empresa, o que sean exigidos por una autoridad judicial como en el caso de los embargos. Es importante mencionar que estos son solo los aportes más comunes, dado que pueden existir muchos más de acuerdo al tipo de contrato firmado. Los únicos aportes que son estrictamente obligatorios son los relacionados con la seguridad social.
Para calcular el salario bruto, se suman percepciones salariales y no salariales, cotizando las primeras a la Seguridad Social. Las percepciones salariales serían las siguientes:
• Salario base
• Plus de transporte y otros pluses
• Remuneraciones voluntarias
• Horas extraordinarias y complementarias
• Salario en especie
• Prorratas de pagas extras
• Comisiones, etc.
Las percepciones no salariales, que no cotizan a la seguridad social serían:
• Indemnizaciones o suplidos
• Prestaciones e indemnizaciones de la Seguridad Social
• Indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos
• Otras percepciones no salariales
La suma de estas remuneraciones suele aparecer en la nómina como total devengado.
Por su parte, el salario neto será el salario bruto menos la suma de las deducciones de nómina en Colombia. Como especialistas en nómina tercerizada, sabemos que para las empresas pequeñas y medianas que hasta ahora están comenzando y conociendo el mundo de la gestión de personal, el procesamiento de nómina puede ser un gran reto. Por tal motivo, estamos dispuestos a convertirnos en su mejor aliado en el tema.
Cuando se trata de outsourcing de nómina le garantizamos los mejores resultados, porque trabajamos con un software de gestión que le ayudará a procesar de la manera correcta todos los cálculos de deducciones de nómina, datos y la emisión de la nómina de cada uno de los empleados que conforman su empresa.
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